Un año y dos meses, eso es lo que llevamos de trabajo remoto “forzoso” en Keepler y en cientos de compañías que, al igual que nosotros, tuvieron que llevarse los ordenadores a casa de forma permanente para continuar el trabajo como si nada.
14 meses después, podemos estar orgullosos de que hemos desarrollado nuestro trabajo de la misma manera, manteniendo la misma calidad de servicio y la satisfacción de nuestros clientes. Además, nuestros CitizenK han mantenido un nivel de ánimo ejemplar, adaptándose perfectamente a la situación. Siempre hemos pensado que este buen nivel de adaptación ha tenido mucho que ver con el hecho de que desde que Keepler nació, hemos tenido la opción de hacer dos días de teletrabajo a la semana y, en cierto modo, estábamos preparados para afrontar un full remote.
Sin embargo, el paso de este tiempo nos ha hecho descubrir que, a pesar de la buena predisposición para trabajar lejos de la oficina, teníamos un enfoque bastante Remote Friendly, pero no tanto Remote First, que es lo que la nueva realidad ha necesitado. Si bien es cierto que, el estar ya en un punto avanzado de Remote Friendly nos ha permitido llegar más fácilmente a un nivel que sí se pueda considerar más próximo al Remote First.
Pero, ¿a qué nos referimos con Remote Friendly y Remote First?
Ya tenemos muy normalizado que las empresas hablen de teletrabajo, que lo faciliten a sus empleados de manera más o menos generalizada pero, en la realidad, el día a día de la oficina presencial sigue teniendo un peso significativo que genera dos tipos de empleados: los que van más a la oficina y los que van menos o están en full remote. Esta diferenciación, y falta de integración, provoca situaciones de desconexión o limitan la experiencia del empleado en un mismo o similar puesto de trabajo.
Si las decisiones se toman solo en reuniones presenciales, si las conversaciones de pasillo (comunicación osmótica) vinculan o solucionan algún problema, si se excluye de convocatorias a personas por el hecho de no estar un día en la oficina, si hay una percepción de que hay más liderazgo o reconocimiento en aquellos que van a la oficina… Ese tipo de hechos provoca aislamiento entre quienes, teniendo la opción y siendo su derecho como empleados según la propia empresa ha permitido, eligen reducir su presencialismo. De esta manera no estaremos construyendo una cultura Remote First, sino simplemente seremos una organización que acepta el teletrabajo de una manera “friendly” pero sin poner medios para que todos los empleados se sientan en un mismo nivel, conectados e integrados.
El paso de estos meses en Keepler nos ha hecho darnos cuenta de que, a pesar de fomentar considerablemente el teletrabajo (hablamos del periodo entre 2018 y principios de 2020), adolecíamos de ciertas prácticas que no nos dejaban ser una organización que realmente funcionara en full remote. Por ejemplo, contábamos con varias personas en otra ciudad que, dadas las dinámicas habituales, no tenían el grado de integración que, una vez hemos pasado a trabajar todos en remoto, sí han adquirido. También se daban situaciones en las que no pensábamos en el impacto de nuestro comportamiento inconscientemente “presencialista”. Por ejemplo, ponernos en la situación de que algún compañero que trabajaba desde casa estuviera totalmente integrado en una reunión en la que el resto estábamos de forma presencial, lo que dificultaba muchas veces el oír bien a todos los asistentes y, por tanto, la propia dinámica de esa reunión. En algunas ocasiones, incluso, cambiábamos el día de teletrabajo para asistir presencialmente a una reunión porque “era mejor” que seguirla por videoconferencia. Pequeños detalles que no nos hacían a todos iguales.
Eso ya ha cambiado, nuestras prácticas se han pulido y estamos más preparados que antes para afrontar la convivencia de equipos deslocalizados y que estén en la oficina o en casa indistintamente.
Es el momento de pensar en Remote First
El trabajo remoto ha llegado para quedarse, especialmente en un sector tecnológico como el nuestro. ¿Por qué reducir la contratación de buenos profesionales a una ciudad concreta cuando puedes encontrarlo en el pueblo más recóndito? Es una demanda real del mercado. Desde que en Keepler ampliamos la flexibilidad, que nos llevará a una vuelta a la oficina en un modelo 4+1 (4 casa + 1 oficina), y además dimos la posibilidad de acogerse a remoto a todos aquellos que quisieran vivir fuera de Madrid, el 12% de la plantilla ha optado por esta opción, cambiando su lugar de residencia en busca de una vida en un lugar que les haga más felices. Además, desde abril abrimos la contratación en remoto y a mediados de mayo ya hemos incorporado a tres personas de manera full remote.
Tenemos claro el camino correcto pero también que, para ello, nosotros mismos tenemos que asumir el Remote First por encima del Remote Friendly. Es la única manera para que el modelo funcione.
Actualmente, nuestra oficina está abierta para quien quiera acudir o lo necesite, algo que algunos compañeros comienzan a hacer puntualmente, pero será cuando estemos vacunados todos cuando podremos volver a una nueva rutina dentro de las nuevas opciones que hemos establecido. Todo esto nos llevará a convivir entre la oficina de Madrid (aunque la mayor parte del tiempo se trabajará desde casa, a elección), compañeros en otras ciudades e, incluso, equipos de España y Alemania colaborando. Para entonces, hay cosas que tendremos que mantener e incluso mejorar, siempre pensando en que todos los empleados, estén donde estén, estén conectados, involucrados e integrados. Sencillamente, para que todos los empleados sean iguales.
Salarios y beneficios
Una manera de no crear diferencias es que todos los empleados tengan el mismo desarrollo profesional, el mismo salario en el rol que corresponda, los mismos beneficios de empresa… Y, en caso de que tenga que haber cierta diferencia en los beneficios, porque realmente pueden darse situaciones futuras que tengan sentido para unos pero no aporte valor a otros, plantear alternativas y compensar en pro de mantener una igualdad entre empleados. No podemos pensar solo en un tipo de empleado, sino en el impacto en todos.
Por ejemplo, en Keepler hemos decidido mantener el salario, el cual es el mismo independientemente de la ciudad de España donde resida el empleado. Además, tienen los mismos beneficios, incluida la ayuda alimentaria que inicialmente podría estar asociada a acudir a la oficina pero que no deja de ser un consumible de valor. Todo empleado puede presentarse a subidas salariales en los tres momentos que ponemos disponibles al año, no hay ningún motivo para que alguien que acude más a la oficina tenga preferencia. Actualmente, no hay ninguna diferencia entre ningún empleado pero es algo que tendremos que ir evaluando a futuro, pero siempre pensando en mantener criterios de igualdad o compensación.
Comunicación y herramientas
En estos meses hemos ajustado nuestro stack de herramientas de comunicación, tanto para las conversaciones diarias, formales e informales, como para facilitar reuniones. A través de Ryver estamos conectados con nuestros equipos de proyecto y con toda la compañía, podemos hablar de trabajo o interactuar en foros temáticos tanto de tecnología como de ocio.
La comunicación corporativa está siempre disponible a través de un canal de noticias que sirven de histórico sobre todo lo que pasa y todo lo que hacemos en la compañía; se comparte el acta de la reunión semanal de management donde se toman decisiones y, semanalmente, el CEO conecta por videoconferencia bidireccional con todos los empleados para actualizar aspectos de negocio, financieros o comentar cambios o noticias relevantes que impactan a todos, algo que también se graba para poder visionar de forma asíncrona, ya que no todo el mundo puede estar disponible en un mismo momento y eso no debe ser una barrera para estar desconectado de lo que ocurre en la empresa.
Las sesiones de formación o cualquier tipo de charla interna se intentan poner en horario que no interrumpa la jornada (por ejemplo en los extremos de la mañana, mediodía o tarde). Además, todas las charlas de interés general se graban para que puedan ser consultados o visualizados por compañeros en cualquier momento, incluso por nuevas incorporaciones.
Otras herramientas nos ayudan a conocer y mantener el pulso del estado de ánimo del equipo, por ejemplo el mood semanal que permite a People detectar de forma temprana posibles problemas en empleados, además de ayudarnos a transmitir un mood general hacia el exterior; encuestas de clima, reuniones one-to-one o un recientemente creado círculo de Engagement, que se encarga de conocer el estado de la compañía, diagnosticar la situación de forma continua, aportar acciones y soluciones para todos y, en general, se asegura del adecuado funcionamiento e integración de los empleados, especialmente considerando el enfoque Remote First que es el objetivo a perseguir.
Mantener las relaciones
Algo también muy importante, y con el paso del tiempo cada vez más, has sido establecer momentos de conexión más allá del trabajo. Actividades virtuales en grupo, cafés one-to-one o grupales, sala de charlas informales con convocatorias espontáneas… Es necesario mantener el vínculo más allá de la rutina diaria.
La vida del proyecto es virtual
Como ya hemos mencionado, una cultura Remote First no puede permitirse que las decisiones sean algo exclusivo del presencialismo y excluyente hacia los demás, o que empleados presenciales y remoto no tengan el mismo nivel de integración, participación y capacidad de decisión en el proyecto. Para ello, las conversaciones de pasillo no pueden sustituir a las conversaciones del proyecto y reducir el impacto en él de los empleados no presenciales, porque esto provocaría que haya compañeros cada vez menos alineados con el objetivo común.
Hay que recurrir a herramientas virtuales para mantener el backlog y la evolución de las tareas, hay que fomentar el hacer actas de reuniones o asegurarse de que el avance en las dailies queda registrado para consultar de forma asíncrona, además de convertir estos eventos en virtuales por defecto. De esta forma, todos los compañeros involucrados en un mismo proyecto tendrán el mismo conocimiento y la misma información actualizada. No es nuestro caso, pero esta forma de trabajo asíncrona permite también facilitar el trabajo entre equipos con miembros en distintas franjas horarias.
En resumen: Porque un enfoque Remote Friendly o Remote First, es la diferencia entre tener empleados aislados y distanciados o empleados conectados y coordinados en la distancia.
Imagen: Unplash
CMO at Keepler. "My experience is focused on corporate communications and B2B marketing in the technology sector. I work to position Keepler as a leading company in the field of advanced data analytics. I also work on a thousand other things to make Keepler a top company to work for."
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