Como especialista en agile, soy consciente que cuando uno se enfrenta a desarrollar una metodología OKR dentro de un cliente, primero hay que adaptarse a la cultura, contexto y herramientas que uno encuentra al ingresar a un cliente y a partir de ahí construir para mejorar. Es decir, para llevar a cabo una implementación exitosa de este tipo de metodología de objetivos, se debe comprender la situación, buscar la mejor solución con lo que está disponible y acordar con el cliente lo que se puede cambiar. Honestamente, creo que esa es la forma que funciona para la gran mayoría de los clientes con los que colaboramos.
El contexto en el que me ubiqué fue el siguiente: tres equipos trabajando en un centro de excelencia en la nube, con un total de doce jugadores del equipo. Los equipos tienen específicamente tareas de construcción y entrega de infraestructura, además de soporte y operaciones.
Los OKR se trabajaron trimestralmente, obviamente cuatro por año. En este sentido no he realizado ninguna modificación.
Mis observaciones iniciales cuando comencé a colaborar con el cliente revelaron los siguientes tres puntos:
- Las reuniones para preparar los OKR no fueron tan regulares en fechas concretas. Esto hace que el equipo esté menos perdido, ya que antes a veces había tres reuniones, otras dos, a veces se perdía el inicio del trimestre, etc. Dar regularidad a los eventos ayuda a que los equipos sean más efectivos y a eliminar desperdicios. Por eso lo primero fue organizar los eventos para que fueran regulares y todo el equipo supiera que en cada trimestre se encontrarían los mismos eventos y con un calendario fijo:
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- Cuatro reuniones preparatorias de una hora, el mes anterior al inicio del trimestre, para diseñar y perfeccionar futuros OKR para el siguiente trimestre.
- Una reunión de dos horas a principios de trimestre, para fijarlos por consenso.
- Una reunión de fin de trimestre de una hora y media para revisar los resultados obtenidos.
- Dos o tres reuniones para revisar tu estado durante el trimestre coincidiendo con los eventos de la retrospectiva Scrum. Con la duración que esté disponible para este evento. No quería sobrecargar el trimestre con más reuniones y fue una gran opción para nosotros hacerlo en este evento.
La duración de las reuniones ha sido estimada en base a nuestra experiencia con otras reuniones similares que ya hemos celebrado (planificación, perfeccionamiento, revisiones, etc…).
2. La documentación no es lo suficientemente clara, lo que usé hasta que llegué fue una presentación de diapositivas como herramienta para documentar los OKR. Esto creaba mucha confusión y poca operatividad, así que creé mis propias plantillas con la herramienta Confluence (una herramienta colaborativa para documentación) con las que estructurar y configurar los OKR de forma permanente. Con los siguientes elementos:
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- Objetivo y resultados clave (que, como sabes, son los indicadores específicos y medibles que se utilizan para evaluar el progreso hacia la consecución del objetivo).
- Peso de cada uno de los resultados clave dentro del Objetivo: esto nos ayuda a centrarnos en los resultados clave más importantes teniendo en cuenta que todos deben completarse.
- Estado actual de consecución de los resultados clave, en nuestro caso optamos por medirlos utilizando porcentajes entre 0% y 100%. Y los actualizamos en reuniones de revisión durante el trimestre.
3. Algunas métricas y datos a los que se hacía referencia en los OKR no eran fáciles de obtener o trazar, por lo que algunos OKR no tenían el poder deseado. Para resolver este problema, integré una lista con todas las tareas a realizar definidas para lograr los resultados clave. Estas tareas están definidas y abordadas en tareas de nuestro panel de Jira (herramienta Jira y su gestión de etiquetas) y un par de extensiones que nos ayudan a visualizar determinadas métricas con las que hemos establecido resultados clave. Específicamente EazyBi y Time To SLA. Por ejemplo en un KR: “En el backlog debe haber menos del 30% de las tareas que se han creado en el trimestre anterior y se han trasladado a este trimestre sin haberse iniciado aún”. Normalmente incluyo una tabla o gráfico para comprobar en tiempo real esta métrica:
Creo que esta implementación ha sido bastante positiva para el cliente ya que por el feedback recibido del cliente le está ayudando a centrarse en los objetivos, a verlos más claramente y a trabajar con ellos de una forma más completa. Además veo que el equipo tiene objetivos más claros en la zona. Más alineación, mejor transparencia
Por otro lado, sigo implementando nuevas mejoras para el próximo año. Quiero probar nuevos plugins y probablemente reduciremos el tiempo de algunas reuniones debido a que los equipos han ido aprendiendo a trabajar con el framework y hemos comprobado que han alcanzado un grado alto de madurez trabajando con él.
Imagen: Unsplash | Kelly Sikkema
Agile Practitioner en Keepler Data Tech. "I love working as an agilist helping customers to understand and discover the Agile culture. I am always willing to share all my time and knowledge to bring the most to people. Active listening and continuous improvement are my personal mission."
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