Desde la aparición de la IA generativa, el mundo ha experimentado un cambio radical sin precedentes. Empresas de todos los sectores están explorando cómo sacar el máximo partido a esta tecnología, que está transformando mercados y modelos de trabajo. La IA generativa nos permite reducir significativamente el tiempo necesario para realizar muchas tareas, liberándonos para enfocarnos en actividades que aporten mayor valor.

La gestión de proyectos no es una excepción y puede beneficiarse enormemente de la IA generativa para optimizar tareas necesarias pero de bajo valor añadido. Esto nos permite centrarnos en lo realmente importante: las personas y sus interacciones.

Por supuesto, la IA generativa aún está lejos de ser perfecta y tiene mucho camino por recorrer. Sin embargo, ya representa una herramienta poderosa para Delivery Managers, gestores de proyectos y líderes. Es fundamental recordar que cualquier resultado generado por la IA debe ser revisado y validado con el equipo, ya que sus respuestas pueden no ser perfectas o adecuadas en todos los casos.

Principales usos de GenAI en Gestión de Proyectos

El aprendizaje y uso de esta tecnología es relativamente sencillo y accesible para cualquiera. Su funcionamiento se basa en prompts, es decir, instrucciones o entradas que introducimos en el sistema para obtener una respuesta. La clave está en proporcionar un contexto adecuado para que los Large Language Models (LLMs) puedan generar respuestas precisas y relevantes. Si no lo hacemos correctamente, podemos obtener respuestas erróneas o imprecisas, conocidas como alucinaciones.

A partir de esta base, han surgido múltiples herramientas que integran IA generativa en nuestras plataformas de trabajo, acelerando procesos y mejorando la eficiencia. Algunas soluciones ya incorporan asistentes y agentes que automatizan tareas comunes:

• Microsoft Copilot
• Gemini de Google
• ChatGPT integrado en Atlassian (JIRA y Confluence)
• El asistente de Miro
• Y muchos más.

A continuación, exploramos algunos casos de uso clave donde la IA generativa nos ayuda a minimizar tareas tediosas y recurrentes en la gestión de proyectos.

🚀 GenAI para reuniones

• Generación automática de actas de reuniones, incluyendo decisiones tomadas y acciones asignadas.
• Creación de resúmenes en tiempo real para personas que se incorporan tarde, evitando interrupciones.
• Detección de riesgos en conversaciones y reuniones de trabajo.
• Automatización de la programación de nuevas reuniones y creación de eventos en el calendario.

📅 GenAI para planificación y gestión de proyectos

• Generación de un Project Charter.
• Creación de una primera versión del plan o roadmap de trabajo.
• Elaboración de mapas de dependencias.
• Cálculo de Earned Value y otras métricas clave.
• Análisis de cumplimiento de hitos y posibles desviaciones.
• Identificación de riesgos del proyecto.
• Estimación y control de costes.
• Automatización de documentación del proyecto.
• Rellenado automático de plantillas con información clave.

🔄 IA en Agile

• Cálculo de la duración óptima de un sprint en base a métricas como el Cycle Time.
• Detección de cuellos de botella en el flujo de trabajo.
• Medición del Throughput en equipos Kanban y otras métricas de eficiencia.
• Transformación automática de historias de usuario a formatos estandarizados.
• Priorización del backlog en función de dependencias y métricas objetivas.

AI como complemento (no sustituto) del Delivery Manager

Estos casos de uso demuestran cómo la IA generativa complementa el rol del Delivery Manager, no lo reemplaza. Su verdadero valor radica en permitirnos dedicar más tiempo a las personas, la estrategia y la toma de decisiones, en lugar de invertirlo en tareas mecánicas o administrativas.

Siempre que utilicemos IA generativa en la gestión de proyectos, debemos recordar que la validación humana sigue siendo esencial. La IA no sustituye nuestro trabajo, sino que actúa como facilitador, ayudándonos a enfocarnos en los aspectos más críticos del proyecto.

En próximos artículos, explicaremos cómo generar prompts específicos para optimizar cada una de estas tareas. ¡Nos vemos pronto! 🚀

P.D. Este artículo ha sido escrito por un ser humano y revisado por la IA para pequeñas correcciones.

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