Report Modernization se refiere al hecho de evolucionar los sistemas tecnológicos de las compañías a modelos más eficientes donde se automaticen procesos de negocio y se proporcionen las más actuales herramientas de reporting. Esto permite a los usuarios disponer de la mejor información posible en un tiempo reducido, optimizando la posibilidad de tomar decisiones y detectar riesgos u oportunidades de negocio.
El escenario actual
En muchas compañías o departamentos se han asumido procesos y mecanismos que cuentan con poca madurez del dato y, en muchos casos, incluso con sistemas no automatizados. Esta situación es bastante común y resulta en ineficiencias que incurren en sobrecostes por tiempo dedicado, corrección de errores y el volumen alto de personal que debe gestionar estas tareas.
Otras veces detectamos compañías que disponen de tecnologías on-premise que limitan su crecimiento por el alto coste de licenciamiento y la escasa escalabilidad que ofrecen.
En ambos casos el salto hacia herramientas en la nube pública les permiten recopilar y almacenar datos de manera más sencilla y económica, con lo que pueden automatizar los procesos de negocio y generar sistemas de reporting avanzados. Con esto se logra reducir tiempo de gestión para dedicarlo a tareas productivas de mayor valor, que a su vez provocan una reducción general de costes.
El proceso del cambio
La transición de sistemas de reporting on-premise a soluciones basadas en la nube comienza con una evaluación y planificación detallada. Este proceso implica la selección de una plataforma cloud adecuada a las necesidades del cliente, la preparación y limpieza de datos existentes para garantizar su precisión y seguridad, y la implementación de una estrategia de migración efectiva que minimice las interrupciones operativas.
Una vez que los datos están en la nube, se procede a la configuración e integración de herramientas de reporting. Este paso incluye la personalización de dashboards e informes para satisfacer los requisitos específicos del negocio. Además, es crucial ofrecer capacitación y soporte para facilitar la adaptación del personal a la nueva plataforma.
La fase final del proceso implica el monitoreo y la optimización continua del sistema de reporting en la nube. Esto asegura que la solución permanezca eficiente, segura y alineada con las necesidades cambiantes del negocio, maximizando así los beneficios de la tecnología cloud en términos de accesibilidad, escalabilidad y eficiencia en la toma de decisiones basada en datos.
Beneficios de modernizar los sistemas de reporting
La experiencia nos ha demostrado que los clientes que optan por embarcarse en procesos de report modernization han visto incrementadas sus posibilidades informacionales lo que les lleva, entre otros, a:
- Abordar proyectos avanzados de Data Science para obtener mayor valor de su información, no es sólo conocer lo que ha pasado, sino predecir situaciones futuras que permitan anticiparse en la toma de decisiones.
- Incorporar aplicaciones IoT a su ecosistema tecnológico que les otorgan mejoras sustanciales en el servicio a sus clientes y el control o monitoreo de los sistemas.
- Utilizar herramientas de reporting modernas que les proporcionen un mayor control y entendimiento sobre su negocio, permitiendo centralizar la información y expandir el conocimiento democratizando el acceso a los datos.
- Realizar una toma de decisiones basada en datos, donde las decisiones estratégicas y operativas se fundamentan en insights y análisis de datos precisos, mejorando la efectividad, reduciendo riesgos y permitiendo una adaptación más rápida a cambios y oportunidades del mercado.
- Generar Data Lakes que aporten una democratización de la información interna en constante avance para albergar a más áreas, usuarios y funcionalidades.
- Adaptar estrategias de machine learning y búsqueda de patrones que les permitan llegar a realizar análisis prescriptivos. Estas actividades cada vez son más efectivas aprovechando las funcionalidades que la IA proporciona.
Los retos del cambio
El camino para conseguir el report modernization no siempre es fácil, existen numerosos contratiempos que se encuentran en los proyectos, muchos de ellos intrínsecos en las compañías o personas, así como situaciones impredecibles.
- Es bastante complejo romper con métodos enquistados, muchas áreas presentan resistencia al cambio por la persistencia del uso de Excel en equipos de trabajo, o no conciben otras metodologías que el desarrollo en cascada.
- La escasez de perfiles que puedan trasladar las necesidades de negocio al equipo técnico y hacer de intermediarios.
- Desconfianza en la información por la falta de procesos de Data Quality y descontrol en las fuentes de información por trabajos realizados por personas que ya no se encuentran en la organización u orígenes duplicados.
- Silos de información en las distintas áreas que generan gaps de conocimiento en las compañías.
Primeros pasos hacia el Reporting Modernization
La transición de reporting on-premise a cloud es un proceso integral que requiere planificación, un equipo experto y una estrategia centrada en la democratización del dato. Este cambio no solo implica una mejora tecnológica, sino también una evolución en la gestión y en la cultura del dato que potencia la toma de decisiones en toda la organización, lo que conduce a una mayor eficiencia, innovación y competitividad en el mercado.
Resumimos el proceso en estas 5 claves para hacer una transición exitosa:
- Conocer en qué momento o estado tecnológico, referente a gestión de datos, se encuentra la compañía y a partir de ahí definir cuál es el objetivo a conseguir.
- Organizar un equipo de Product Manager y expertos en Agile que lideren el cambio junto con equipos de negocio y equipo de Data.
- Elaborar una estrategia basada en la democratización del dato con una estructura de datos centralizada y la gestión, mediante roles, del acceso de áreas y usuarios a la información.
- Interiorizar que es un proceso de mejora continua y detectar evoluciones o nuevos procesos asociados a las nuevas oportunidades tecnológicas.
- Gestionar entregas recurrentes para que se incremente el valor de la información, involucrando a los usuarios, a la vez que se da visibilidad del trabajo que se realiza al resto de la compañía.
Imagen: Freepik | Pressfoto
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