En el nuevo mundo de la era digital, donde la información es básicamente poder, no hay duda de que la privacidad de los datos es un imperativo para todas las empresas. La protección de datos personales, conductuales y empresariales ya no es solo una cuestión legal, sino una responsabilidad ética y de compromiso con tu comunidad. Después de todo, los gran valorados datos se originan a través del comportamiento privado de tus consumidores, y en ese sentido, los datos deben entenderse como su propiedad nativa y cuidarse como tal.

Desde una mirada empresarial, no podemos evitar confirmar que una empresa que implanta un sólido programa de privacidad tiene una clara ventaja competitiva. Después de todo, ¿Quién no se siente más tranquilo sabiendo que sus datos están realmente protegidos?

Una verdadera gestión ética de los datos asegura que una empresa desarrolle su actividad de acuerdo a los reglamentos, normas y prácticas éticas establecidas por leyes como el GDPR en Europa y el HIPAA en USA, entre otras. Este tipo de leyes establecen los principios de tratamiento justo que se deben respetar​​. Ahora, ¿qué pasa cuando ese uso indebido es accidental? Y seamos honestos, los accidentes ocurren. Es aquí, donde surge la necesidad de generar un sistema de Data Privacy Management que garantice la seguridad de la privacidad de tus clientes y su correcto almacenamiento.

¿Qué es Data Privacy Management?

El Data Privacy Management hace referencia al proceso de implementar un marco de trabajo o privacy frameworks con el objetivo de garantizar los derechos individuales de los clientes en relación a su privacidad. Esto implica generar un sistema que les proporcione la habilidad de gestionar sus datos personales así como, al mismo tiempo, asegurar que la organización cumpla con las normativas vigentes.

Actualmente, existen dos enfoques claros y complementarios a la hora de trabajar un framework de Data Privacy: sistema y colaboradores. Estos dos focos son críticos a la hora de garantizar a los clientes una protección integral de la privacidad de sus datos. Es importante romper con la creencia de que la mera implementación de un sistema de seguridad y procedimientos manuales alcanzan para garantizar protección. Hoy, con el crecimiento exponencial de la información y su producción, un programa de data privacy meramente manual deja expuesta a la organización a la probabilidad de tener una pobre gestión y una alta amenaza de ciberataques.

En una sociedad, donde los datos son los diamantes de la nueva era, es esencial comenzar a automatizar los procesos para aumentar la eficiencia de seguridad, y no olvidar que los colaboradores juegan un papel crucial en la implementación efectiva de estos sistemas de privacidad, por lo que es necesario capacitarlos para reducir al mínimo posible el error humano.

¿Cómo pasamos de la teoría a la práctica?

Aunque la definición exacta de un framework debe adaptarse a la realidad empresarial de cada entidad, existen ciertas dimensiones claves que deben cubrirse. Un posible framework de Data Privacy Management podría conformarse de la siguiente manera:

1. Mapeo de datos: tiene como objetivo identificar y clasificar los datos existentes en la organización, comprendiendo dónde y cómo están almacenados o se procesan.
2. Minimización de datos: es crucial operar con la cantidad mínima de datos personales necesarios para limitar el procesamiento de datos sensibles al mínimo definiendo políticas de retención de datos​​.
3. Gestión del consentimiento: es necesario obtener un consentimiento explícito e informado, y garantizar que la documentación de dichos consentimientos están correctamente recopilados y almacenados.
4. Data security: se relaciona con la obligación de la empresa de proteger la data de posibles amenazas a través de la implementación de herramientas o sistemas contra accesos no autorizados y brechas de datos.
5. Transparencia: es crucial establecer políticas y procedimientos claros para responder a solicitudes de acceso por parte de los clientes ofreciendo una comunicación clara sobre las prácticas de privacidad.

¿Por qué implementar un programa de Data Privacy?

La mala gestión de datos puede llevar a la pérdida de reputación y clientes, y en la mayoría de los casos, a consecuencias legales​​. Es fundamental para las empresas responder a sus obligaciones éticas en la gestión de su data adoptando un enfoque proactivo en lugar de simplemente seguir la ley​​. Para llevar a cabo estas iniciativas, desde Keepler generamos programas de Data Privacy que ayudan a minimizar el riesgo de usos indebidos evitando accidentes innecesarios.

Un programa de Data Privacy correctamente implementado permite establecer una fuerte cultura de manejo ético mediante un framework claro de acción. Esto incluye una evaluación de estado, asesoramiento, formaciones y supervisión constante para asegurar comportamientos esperados en torno a la privacidad, y, no menor, soporte para colaboradores en caso de prácticas no éticas​ quieran asomarse.

Enfocarse en una gestión ética de los datos, no solo aumenta la transparencia dentro de la organización, sino que mejora la relación con todos sus stakeholders. En Keepler, entendemos la importancia de la privacidad y la ética en el manejo de tus datos. Nuestro compromiso con la gestión responsable no solo cumple con los requisitos legales, sino que también refleja nuestro respeto por la dignidad y los derechos de las personas, asegurando la confianza y la sostenibilidad en el negocio.

Image: Unsplash | Towfiqu barbhuiya