Keepler’s Handbook

Este manual va dirigido a candidatos, empleados y a todos aquellos que quieran conocernos mejor y saber cómo funciona nuestra cultura.

Índice

01. Cómo utilizar este manual

Este manual va dirigido a todos los que quieran conocer cómo es Keepler. Puede que seas una persona recién contratada, una persona que lleva meses o años o incluso una persona que no está en la empresa y no piensa hacerlo, no importa. Aquí podrás encontrar información sobre cómo se creó Keepler, cómo se gestiona la empresa… Y otras más específicas sobre cómo afrontar tu primer día, cómo comunicarte con tus compañeros o incluso cómo pedir un aumento de sueldo.

Disfrútalo y si quieres dar tu opinión, ¡no lo dudes! hello@keepler.io

02. Prólogo

Keepler nació en marzo de 2018. En ese momento éramos solo 10 personas con muchas intenciones y con algunas ideas sobre cómo llevar una empresa. Ahora (en enero de 2022) somos más de 120 personas. Como puedes imaginar, los comienzos no fueron fáciles pero después de un tiempo de trabajo podemos considerar que Keepler es una empresa estable y próspera. Toma este manual como una forma de conocer el resultado de muchos fracasos, cambios y desafíos a los que nos hemos enfrentado. Este es un documento vivo. Eso significa que puedes sentirte libre de dar feedback, opinión, proponer o incluso modificar el contenido que vas a leer.

03. Algunos K-onceptos

¿Qué es Keepler?

Keepler nació en marzo de 2018 con el propósito de ofrecer servicios de excelencia a los clientes de TI. Por ello, la misión de Keepler es transformar el modelo de producción de datos de nuestros clientes y generar valor de negocio a través de la construcción ágil de Productos de Datos.

Keepler es un lugar para aprender, enseñar, crecer y evolucionar.

La palabra Keepler fue seleccionada entre un conjunto de opciones (tras una sesión de brainstorming). Después de seleccionar esta palabra como nombre de la empresa nos dimos cuenta de que esta palabra podía interpretarse como el resultado de la unión de dos palabras: Keep + Learning. Además, Keepler también hace referencia a Johannes Kepler. Así como él comprendió y predijo los movimientos de los astros en el oscuro Universo, Keepler ayuda a sus clientes a comprender y tomar decisiones basadas en sus oscuros lagos de datos.

Creemos de verdad en nuestra cultura y pensamos que aportamos un valor diferencial en ese sentido respecto al mercado. En Keepler, nos gusta añadir la inicial K a todo lo que hacemos, como una forma de decir que estamos haciendo las cosas de una manera propia y diferente.

K-manifiesto

Llegados a este punto, quizá te estés preguntando cómo se creó el manifiesto de Keepler. El proceso que seguimos se basa en una técnica que puedes encontrar en el libro Management 3.0 que se llama Moving Motivator. Esta técnica es muy útil cuando necesitas utilizar una herramienta o una plantilla para tomar una decisión de forma individual, pero en este caso la utilizamos en un contexto mayor, como grupo. Se trata de preguntar a cada persona (en este caso, éramos sólo 10 personas) cuáles son los valores más importantes para ti de una determinada lista.

Después de esa reflexión individual, un moderador hizo la misma pregunta pero teniendo en cuenta un nuevo contexto negativo ficticio, es decir, ¿Cuáles serían tus cuatro valores principales si no hubiera dinero para pagar los salarios?

Tras dos iteraciones más con esta estrategia (escenarios positivo y neutro) finalmente tuvimos nuestros 4 valores principales y, como resultado de ello, el manifiesto de Keepler.

Círculos

Hay algo importante que debes saber cuando te unes a Keepler: no tenemos jefes. Para ser sinceros, sólo tenemos uno, nuestro CEO. El resto de la personas están organizadas en círculos. Puede que te preguntes qué es un círculo (aparte de la figura geométrica).

Un círculo es un concepto tomado de la Holacracia/Sociocracia 3.0 y es una forma de gobernar una organización. La holocracia y la sociocracia son marcos/filosofías que explican cómo conseguir una organización adaptable y autoorganizada. Si lees sobre ello, uno de los principales conceptos que vas a encontrar es el círculo. La definición básica de un círculo es «un grupo de personas que se reúnen para cubrir una necesidad concreta”. 

Así que la siguiente pregunta es: ¿Cuál puede ser el impulsor? Lo más probable es que surja de una necesidad, como ocurre a menudo en cualquier organización. Pensemos que el principal impulsor de una organización en la nube es su misión, porque es la necesidad en sí que hizo que se creara. La cuestión es que este impulsor puede ser demasiado grande para abarcarlo de golpe, por lo que puede ser positivo dividirlo para tener sub-impulsores y como consecuencia de esto, subcírculos.

Hay un último concepto tomado de estos marcos con el que estamos trabajando actualmente: Link. Cada círculo necesita comunicarse con otros círculos de la organización. La forma de hacerlo es a través de un papel llamado link, que va a ser desempeñado por una persona del círculo y es quien será el representante de su círculo en otros círculos. Se trata básicamente de una forma de establecer un acuerdo de trabajo entre los círculos para mejorar la comunicación.

Así que, teniendo en cuenta estos tres conceptos, aquí puedes encontrar la distribución actual de los círculos, impulsores y subcírculos de Keepler.

04. Tu primer día

Gymkana Onboarding

Después de algunas entrevistas, llamadas, un contrato y algo de paciencia, estás en Keepler. ¡Enhorabuena y bienvenido/a a la familia!

El primer reto que te espera es nuestra famosa Gymkana. ¿Recuerdas cuando Indiana Jones cambiaba la cabeza del ídolo por la bolsa de monedas? Pues será parecido pero no hay serpientes, escorpiones ni piedras rodantes.

Deberás pasar por algunas pruebas ingeniosas y complicadas para conseguir la validación de tu onboarding. Una vez resueltas, estarás preparado para incorporarte. El punto clave aquí es convertir información útil en un juego para el empleado para que sea él quien la lleve a cabo y lidere su primer día.

Conocerás aspectos esenciales de la empresa como: dónde encontrar cierta información, personas clave para tu relación con Management, desarrollo profesional, requisitos de seguridad para tu equipo… Como sabes, está demostrado que cuando uno hace las cosas por sí mismo, retiene mejor, así que anímate y sigue adelante con ello. ¡Pero, no queremos desvelar todo o eliminaremos el factor sorpresa para nuestros futuros compañeros! 

Por ahora estamos muy satisfechos con los resultados. Sabemos que las personas que lo han hecho han disfrutado mucho al completarlo y sus comentarios han sido muy positivos.

Creemos que es una forma más efectiva y original que otras más tradicionales.

¿Preparado para el reto?

Ola k ase? 

“Ola k ase?” es una expresión que transmite el buen rollo que te vas a encontrar en tus primeros días (y después también, tranqui).

El círculo de ola k ase encarga de darte la bienvenida y de invitarte al primer encuentro en ‘El Pasillito’, un espacio virtual (no Meta) abierto 24×7 donde puedes conocer a otros CitizenKs, tomar un café o charlar de lo que te apetezca (y no necesariamente de trabajo).

Y cuando estés dentro, siempre podrás formar parte de este selecto círculo y dar la bienvenida a otros compañeros en sus primeros días.

Tu lugar de trabajo

Keepler nació apostando por la flexibilidad laboral, ofreciendo desde el principio 2 días a la semana de trabajo remoto para todos. La situación provocada por la Covid ha acelerado una tendencia que era inevitable en el sector tecnológico, a pesar de ser una empresa de consultoría. Nos ha permitido desarrollar aún más esa flexibilidad, ofreciendo a los empleados una amplia libertad para trabajar desde donde quieran y convirtiendo las oficinas en espacios de trabajo compartidos y un lugar al que acudir si se desea. 

Nuestra sede está en Madrid (Urban Campus Jerónimo), un gran lugar a la par que comunidad de profesionales en el centro de la ciudad, a solo 2 minutos de Sol. Sin embargo, durante la COVID-19 decidimos convertirnos en una empresa remote first, por lo que las oficinas de Keepler son lugares donde asistir de forma voluntaria si un empleado tiene la necesidad de ir a una oficina. Hay muchos escritorios y salas de reuniones disponibles para su uso. Un espacio para crear, probar y aprender, en una de las zonas más vibrantes de Madrid.

También tenemos espacios de trabajo disponibles en Frankfurt (Alemania) y pronto en Lisboa (Portugal). Estas oficinas son de uso comercial y gratuito para cualquier empleado que lo necesite. 

Nuestros valores y principios se mantienen en todas las sedes, con la misma ilusión diaria de trabajar para crecer con nuestros clientes en cada país.

Keepler Doku

¿Tienes dudas sobre los procesos, la cultura o la empresa? No te preocupes, tenemos una wiki llamada Doku con toda la información que necesitas. Esta herramienta te permitirá resolver el 99% de las preguntas que puedas tener. Lo sentimos, si aún no eres Ciudadano K no puedes acceder, esto forma parte de nuestro mundo privado y sorprendente.

Probablemente, nuestra Doku será el mejor complemento de este manual y el enlace más útil en tus primeros días. Lo hemos creado con mucho cariño y cuidado, así que úsalo con frecuencia, ¡por favor!

05. Tu primer mes / semana

Tu proyecto

Una vez te hayas unido a Keepler, probablemente te asignen un proyecto. Si no es así, no te preocupes. A veces, empiezas realizando otros proyectos o tareas internas (como preparar certificaciones, ayudar al círculo, unirte a alguna solución interna…) mientras tu proyecto comienza o te asignan. Esta situación puede ser común, ya que queremos que te incorpores a Keepler no sólo por un proyecto concreto, sino porque realmente sumarás valor al equipo y porque habrá proyectos para ti en el futuro. 

El proyecto que se te asignará debería sonarte (se habla de él durante tu proceso de contratación), pero obviamente necesitas más información porque quieres participar de la mejor manera posible para dar una buena impresión de tu profesionalidad y personalidad. 

Aquí hay algunas cosas que podrían resultarte útiles:

  • Habla con la persona de Negocio que está gestionando esta oportunidad. Esta persona conoce todo el marco del proyecto, el alcance y las expectativas. Es una persona muy importante en este contexto porque te va a ayudar durante toda tu participación en el proyecto.

  • Habla con el equipo (en caso de que haya uno previamente formado) para conocer tanto el proyecto como al resto de las personas con las que trabajarás.

  • Habla con tu K-buddy. ¿Qué es un K-buddy? Lee la siguiente sección.

Programa K-buddy 

Incorporarse a un nuevo puesto de trabajo puede ser duro a veces. Pero cuando te incorporas a una empresa de forma remota (con compañeros de trabajo y clientes en remoto…) las cosas pueden ser más complicadas aún. Por eso hemos creado un programa llamado K-buddy.

Este programa te asigna un compañero que puede guiarte durante tus primeros meses en Keepler de diferentes maneras:

Aterrizar en tu primer proyecto: Esta persona te ayudará a conocer a tus nuevos compañeros de Keepler.

Herramientas del día día: Cómo utilizar el chat interno corporativo, cómo crear/unirse a una reunión, cómo interactuar con la herramienta de organización de proyectos que tienes en tu proyecto, etc.

Inmersión cultural en Keepler: Esta persona te puede ayudar a conocer e interpretar la cultura de Keepler.

Tu crecimiento y carrera profesional en Keepler: Puede resultarte de ayuda para aprender a crearte tus propios objetivos en relación a tu crecimiento profesional en Keepler.

Este programa tiene una duración de 3 meses, pero lo podrás solicitar el número de veces que lo necesites. Quizás en un primer momento quieras centrarte en algunos puntos de la lista pero luego podrían ser otros.

Tu círculo

Como sabes, Keepler está organizado por círculos, de los cuales los principales son: Agile, Business, Cloud, Data y Governance, y tú eres miembro de uno de ellos.

Un círculo tiene poder de decisión dentro de su área de conocimiento, tu participación en él es importante para tomar las mejores decisiones para Keepler. Tal vez tu círculo tenga algunos subcírculos, elige dónde contribuyes más y toma una implicación activa en él.

Sesiones de onboarding

En Keepler, nos gusta que estés bien informado sobre nuestras herramientas, procesos y valores. Por eso, después de algunos días en la empresa, un compañero veterano se reunirá contigo para explicarte todas estas cosas en una breve sesión informativa. Además, podrás preguntarle cualquier tipo de duda que tengas después de tus primeros días en Keepler.

Keeply

Keepler dispone de una herramienta para registrar tus horas de trabajo de inicio y fin semanales, para registrar el lugar desde el que trabajas o para que informes sobre tu estado de ánimo durante la semana. Esta herramienta se llama Keeply. En los países de la UE es obligatorio para todas las empresas hacer un seguimiento de las horas de inicio y fin de la jornada laboral.

En primer lugar, deberás hacer un seguimiento de tus horas de trabajo durante la semana: horas de inicio, de finalización y descanso para comer. Lo sentimos, no nos gusta, pero es obligatorio por ley.

En segundo lugar, deberás rellenar algunas preguntas sobre tu estrés, tu estado de ánimo y tu nivel de motivación durante la semana en curso. Esta información ayudará a detectar cualquier anomalía dentro de la compañía, es totalmente anónima y lanza alertas al equipo de People.

Además, te servirá para planificar tu siguiente semana seleccionando los días que irás a nuestras oficinas, a la del cliente o que trabajarás en remoto. Esto es relevante por dos motivos: dentro de la flexibilidad que ofrece Keepler, el equipo de People necesita saber desde dónde trabaja un empleado por razones de seguridad laboral. Por otro lado, nos permite reservar un hot desk en la oficina, ya que las plazas son limitadas y es necesario planificar quién irá o no para poder garantizar una puesto de trabajo.

06. Tu primer año

Bolsa de formación personal

En Keepler, el aprendizaje continuo es uno de nuestros principales valores y forma parte de nuestro ADN. Siempre te apoyaremos y pondremos los medios para que sigas creciendo y desarrollándote.

En este momento, los empleados de España, Portugal y Alemania disponen de un presupuesto anual de formación muy competitivo para dedicarlo a cursos técnicos, eventos técnicos, certificaciones o cursos de inglés que aporten valor a su desarrollo profesional.

Por ejemplo en el círculo Cloud: Certificaciones de AWS, Azure y Google Cloud; en el círculo Agile: Certificaciones de Scrum.org o cursos de Management 3.0. El único requisito es estar alineado con los objetivos del círculo y tener ganas de mejorar tus conocimientos.

Cómo solicitar un aumento de sueldo

La fórmula salarial abierta es el modelo que utilizamos para calcular nuestro salario. El salario varía en función de nuestra experiencia en varios campos que aportan valor a la empresa. La forma de aumentar el salario es mejorar estas habilidades. Para más detalles, hemos escrito un fantástico artículo en nuestro blog, no dudes en consultarlo.

Tú lideras tu propio desarrollo profesional, así que si piensas que mereces subir de nivel o has adquirido un nuevo skill, serás tú mismo quien deberá iniciar el proceso. ¡Levanta la mano! 

Para ello, deberás conocer el proceso y sus plazos; Keepler ofrece 3 momentos al año para pedir un aumento de sueldo. Se trata de un proceso en el que serás evaluado por tres compañeros de tu propio círculo (sin jefes y sin otras personas ajenas a tu contexto). Esto es algo que hacemos siguiendo la guía práctica de Advice Process (puedes encontrar este concepto en el libro de Frederic Laloux «Reinventing Organizations»).

07. Tu estancia al completo

Reuniones que te afectan

Hay algunas reuniones en Keepler que podrían afectarte aunque no asistas. Pero no te preocupes, un link de tu círculo lo hará por ti y será tu representante (y el de tu círculo) para estas reuniones. Aquí hay algunos ejemplos de estas situaciones:

Staffing

Se trata de una reunión de sincronización a la que asiste un link de cada círculo para organizar a las personas y los proyectos. El objetivo de esta reunión es decidir qué personas deben incorporarse a cada proyecto para satisfacer las necesidades del cliente y teniendo en cuenta algunos factores como las motivaciones de las personas, el número de proyectos, el porcentaje de asignación de cada persona…

Los representantes son:

  • People: El círculo que tiene toda la visibilidad de las personas, las nuevas contrataciones y los proyectos.
  • Desarrollo de Negocio: Aporta las oportunidades de negocio cuyas necesidades deberán ser satisfechas durante esta sesión. Su punto de vista es muy importante porque tienen un bagaje de las conversaciones con los clientes con los que han tratado.
  • Link del círculo: En este caso hablamos de Agile, Data y Cloud. Son los representantes de cada círculo y darán su opinión en cada oportunidad de negocio teniendo en cuenta tanto el proyecto como los candidatos de su círculo.

Management Committee

Esta es la mayor reunión de sincronización en Keepler porque es el espacio en el que se tratan todas las dependencias entre los círculos globales. Se organiza por países, asiste un representante de cada círculo y se comentan las cosas cada círculo está haciendo y si estas tienen algún tipo de dependencia.

La reunión de tu círculo

Una vez que te unes a Keepler pasas a formar parte de un círculo, lo que se traduce en un grupo de personas alrededor de un driver (necesidad) que es importante para Keepler. Los círculos técnicos son Agile, Cloud, Data y Governance; también tenemos un Círculo extra para los roles estructurales: El círculo de Negocio, que incluye Desarrollo de Negocio, People, Finance y Marketing. 

La forma en que cada círculo se organiza depende del propio círculo, pero lo común es que haya una reunión semanal. Mantente atento ya que puedes aprender y ayudar en muchas cosas que tienen un gran impacto para la compañía.

Company branding

Nos encanta nuestra marca y tratamos de cuidarla. ¿Necesitas crear una nueva presentación y tienes que utilizar un diseño corporativo? no tienes nada de qué preocuparte, ya que disponemos de un amplio abanico de plantillas para este fin y vamos aumentando los recursos según la demanda. Puedes encontrarlas en nuestro espacio de Google Drive y estarán disponible para el uso de todos los miembros de la empresa. 

Por ejemplo, durante tus primeros días se te pedirá que configures tu firma de correo electrónico; para ello, tenemos una plantilla, así que consulta cómo configurarla en la Doku de Keepler (serán solo 2 minutos) y olvídate de métodos complicados o de diseñar firmas.

Política de vacaciones

Estos son algunos puntos orientativos:

  • Cada trabajador tiene derecho a un máximo de 24 días al año en España, 30 en Alemania y 22 en Portugal. Como podrás imaginar, los días establecidos dependen de la legislación vigente en cada país.

  • El calendario laboral de los días festivos es el de la ciudad en la que se encuentra la sede de cada país.

  • Puedes transferir tus días de vacaciones del año anterior hasta enero del año siguiente.

Para gestionar temas administrativos, como las vacaciones, utilizamos una herramienta que se llama Cezanne HR. A través de ella puedes solicitar vacaciones, notificar sobre ausencias, consultar tu categoría en la empresa, tus horas de formación, información de contacto de tus compañeros de trabajo… entre otras muchas cosas.

Además, como tú eres el dueño de tus vacaciones, sólo tienes que ponerte de acuerdo con tu equipo y tu cliente para organizarlas. Recuerda que en Keepler confiamos en que todos seamos responsables con nuestros clientes, empresa, equipos y compañeros.

Trabajo remoto

Actualmente, si vives en España o Alemania, puedes trabajar desde cualquier ciudad de estos países. En breve, también será posible desde Portugal.

En Keepler, existe una amplia flexibilidad tanto para acudir a la oficina como para trabajar en remoto, pero si te encuentras en una de las ciudades que sí disponen de oficina, o cerca de alguna de ellas, recomendamos que vengas al menos 1 vez a la semana. Es bueno conocer a los compañeros y tener una relación cara a cara de vez en cuando. Si vives lejos, no es necesario que vengas en persona, podrás seguir trabajando en Keepler desde la ciudad que elijas. Solo depende de ti.

Dejar la empresa

Si un día decides dejar la empresa, es natural que nos sintamos un poco tristes por ello y sólo te pediremos una última cosa: Una entrevista de salida. No te haremos una contraoferta en cuanto a salario o condiciones, sólo te pediremos tu opinión sobre Keepler, cómo te has sentido trabajando en la compañía y con sus clientes.