El valor empresarial de la gestión documental con IA

Los problemas de gestión de documentos pueden deberse al gran volumen de datos no estructurados que las empresas producen cada día y a un pequeño nivel de error de manipulación.

La extracción humana de datos lleva más tiempo y aumenta la posibilidad de cometer errores. Las soluciones para la gestión de documentos que utilizan inteligencia artificial pueden almacenar y recuperar cantidades masivas de datos de forma segura, fiable y eficaz.

Las tecnologías de gestión documental con IA (como la solución UDI de Keepler) están revolucionando el funcionamiento de las empresas. Son necesarias para garantizar que los empleados de la empresa utilizan los datos más recientes y pertinentes disponibles. Además, ahorran a tus empleados un tiempo importante que, de otro modo, dedicarían a procesar y organizar los datos de los documentos.

Según un reciente estudio de Accenture, la inteligencia artificial puede aumentar la productividad de los empleados hasta un 40% y ayudarles a gestionar su tiempo de forma más precisa y eficaz.

En este artículo hablamos de varias formas en que la IA puede beneficiar a tu compañía.

Automatiza la gestión documental

Cada día, las organizaciones generan enormes cantidades de datos. Se prevé que en 2022 se confirme la nueva legislación de países como Japón, Bélgica, España, Australia, Alemania, Eslovaquia, Rumanía y Filipinas, entre otros. Se prevé que el sistema legal de China también siga desarrollándose. Como siempre, nuestro personal interno de Asuntos Reglamentarios se mantiene ocupado manteniéndonos a nosotros y a nuestros clientes informados.

La mayoría de las empresas multinacionales operan en muchos de estos mercados, si no en todos, y es imposible hacer frente al diluvio de reglamentos y normas por uno mismo. También hay que incluir otros papeles, como los contratos y los diferentes formularios de pedidos internos. Estos papeles tienen datos no estructurados y su volumen aumenta constantemente. También se modifican con frecuencia a lo largo del tiempo.

Los distintos tipos de documentos se pueden identificar, categorizar, separar y clasificar de forma intensiva. Al ordenar un gran número de documentos para clasificarlos, es sencillo cometer errores porque hay reglas y categorías que considerar.

Da estructura a datos no estructurados

Cualquier dato que esté presente en correos electrónicos, archivos, PDFs o documentos, se considera dato no estructurado. Según los analistas de Gartner, el 80% de los datos de las empresas son no estructurados. Antes de la invención de las hojas de cálculo, los usuarios tenían que rebuscar entre ellos para extraer y ordenar la información.

Al ser capaz de interpretar los datos con eficacia y comprender el contexto, la IA eleva el nivel de extracción de datos. Permite la generación automatizada de datos estructurados al posibilitar no sólo el análisis sintáctico del texto que se incluye en el documento, sino también la captura de las relaciones entre los distintos campos y el texto.

Asegura la exactitud y el cumplimiento de los datos

El sistema de gestión de documentos de IA notifica a los usuarios las inexactitudes de los datos. Los usuarios pueden crear y realizar tareas de conciliación entre departamentos mediante flujos de trabajo automatizados que son desplegables y fáciles de supervisar.

En el caso de los documentos importantes, se pueden hacer seguimientos de auditoría. Mantén un registro de la validación de datos, correcciones, discrepancias y aprobaciones de cada transacción, actividad o flujo de trabajo.

Facilita una mayor seguridad de datos 

El acceso a los datos sensibles debe basarse en la «necesidad de saber». Muchas de las ciberamenazas actuales se originan en los puestos de trabajo, ya sea de forma intencionada o no, según un estudio de ciberseguridad. La IA tiene el potencial de ser un arma potente contra cualquier peligro.

Puede superar este obstáculo y reducir el riesgo de fuga de datos mediante la evaluación de las normas de seguridad, el aumento de la responsabilidad de los usuarios y la detección temprana de las amenazas internas y externas, combinando la visibilidad profunda del acceso a los datos estructurados con el análisis del comportamiento de los usuarios.

Esto es crucial, ya que leyes como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exponen a las organizaciones a graves multas en caso de que los datos de los clientes se vean comprometidos.

Acelera las operaciones de negocio

La IA y el aprendizaje automático pueden acelerar la toma de mejores decisiones empresariales, ya sea el procesamiento de reclamaciones de seguros o el análisis de datos para encontrar nuevas tendencias de crecimiento empresarial.

El procesamiento automatizado de documentos permite acceder rápidamente a datos precisos y de alta calidad, al tiempo que evita que el personal pase horas buscando entre los datos. Como resultado, los empleados podrán utilizar los datos mucho más rápidamente.

Habilita una toma de decisiones eficaz

La mejora en la toma de decisiones es una de las aportaciones más significativas de la inteligencia artificial a la gestión de documentos. La IA ofrece un análisis en profundidad de los datos registrados, facilitando una mejor comprensión de la situación y mejorando la capacidad de toma de decisiones.

Para tomar decisiones con rapidez y precisión, son muy importantes diversos enfoques de IA, como el análisis predictivo y la visualización de datos. Estos métodos evitan los errores de introducción, salvaguardan los archivos, reducen la redundancia de datos y ofrecen información útil para la toma de decisiones.

Aporta nuevas perspectivas empresariales

Puedes maximizar la funcionalidad de ambos sistemas, obtener perspectivas empresariales superiores y aumentar el retorno de la inversión (ROI) combinando un sistema de gestión documental con una herramienta de inteligencia empresarial.

Por ejemplo, los responsables de contratación pueden examinar los currículos en busca de palabras clave relacionadas con candidatos que hayan tenido éxito en el pasado o de acuerdo con directrices predeterminadas. Basándose en los resultados, podrían dar prioridad a los solicitantes que coincidan con dichas palabras clave para disminuir la eficacia del proceso de contratación.

La gestión documental con IA es esencial para la empresa actual.

Muchas empresas de todo el mundo están implementando rápidamente la IA para la gestión de documentos. El ensayo muestra cómo las ventajas de una extracción de datos, un análisis y una toma de decisiones más rápidos y seguros aumentan considerablemente la eficacia de la gestión documental.

Al automatizar los procesos rutinarios, la gestión documental con IA contribuye a la creación de un lugar de trabajo inteligente. No sólo protege la información privada, sino que proporciona la información deseada cuando o donde se necesite.

Eso es lo que hace la solución UDI de Keepler, acelerar la creación de productos de datos.

Combinando uno o varios modelos de extracción con la lógica empresarial (como reglas, enriquecimiento de datos de otras fuentes), extrae información y conocimientos de datos no estructurados en múltiples formatos y de numerosas fuentes. Como resultado, los datos procesados se transforman en información pertinente y útil para la toma de decisiones.

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