Las 5 claves de cómo hemos gestionado la crisis del Covid-19 en Keepler

En Keepler llevamos cuatro meses conviviendo con el Covid-19. Fue el pasado 4 de marzo cuando empezamos a dar indicaciones a nuestros empleados para que comenzaran a ser precavidos por la situación, y el 11 de marzo cuando pusimos en marcha el protocolo que permitía a cualquier empleado no acudir a la oficina. 

Keepler es una empresa joven, cumplíamos apenas dos años este mes de marzo y, sin duda, es la crisis más compleja que hemos vivido y que esperamos vivir. Porque esta crisis no solo va de números, sino de salud y de personas.

Con el objetivo de compartir experiencias y aprendizajes, en este artículo queremos resumir 5 claves sobre cómo hemos abordado esta crisis desde el principio y cómo tenemos previsto afrontar los próximos meses, confiando en que las futuras decisiones se comiencen a tomar por estrategia de negocio y no por factores tan extraordinarios como es una pandemia global.

1. Lo primero, la salud

Organizaciones que quieren hacer las cosas de forma diferente, como la nuestra, tenemos claro que la persona está en el centro. Por eso, desde el inicio pusimos a las personas en el centro de las decisiones que tomábamos. No sé si fuimos la primera, pero seguro que sí de las primeras compañías que facilitamos al máximo que nuestros empleados se quedaran en casa para exponerles lo mínimo posible.

Somos una compañía que nació con la particularidad de tener dos días de teletrabajo a la semana, por lo que pasar a trabajo remoto 100% no suponía ningún cambio significativo de dinámica a nivel interno. Coordinamos con todos nuestros clientes la situación e impulsamos que también aquellos empleados que trabajan en oficina cliente tuvieran la máxima facilidad ante la situación que se preveía. 

A mediados de mayo tomamos la decisión de, de cara al verano, no poner en riesgo innecesario a nuestros equipos. Conocemos bien el desarrollo de nuestro negocio durante el año y el verano es un periodo más estático, de poco crecimiento y basado en el mantenimiento de servicios, por lo que, también de manera negociada con nuestros clientes, decidimos mantener el trabajo desde casa y la oficina vacía, que queda solo para usos excepcionales si fuera necesario. 

Sin querer precipitarnos, de cara a septiembre, y al menos hasta final de año, esperamos poder volver de manera progresiva siguiendo las recomendaciones de reducir la ocupación al 50%, por lo que el teletrabajo continuará siendo un elemento importante para nosotros y el acudir presencialmente a nuestra oficina o la de cliente estará vinculado a necesidades del proyecto. 

2. Vigilando los números

De manera diaria al principio y semanal posteriormente, la dirección general y financiera han estado analizando varios escenarios en paralelo con el objetivo de que nada pillara por sorpresa y tomar decisiones con todos los números claros y todas la perspectivas posible. Además, se ha trabajado en afianzar líneas de crédito y líneas ICO para tener un colchón financiero que nos diera seguridad. A día de hoy, podemos decir que la salud de nuestra caja es buena y que nuestra situación financiera es fuerte. 

Por suerte (consecuencia de mucho esfuerzo), todo ha ido bien. Teníamos el ambicioso objetivo de incrementar la facturación un 250% respecto al año pasado y, aunque a día de hoy somos conscientes de que no se podrá conseguir tal objetivo, sí que establecemos un nuevo objetivo de superar la facturación del año pasado, lo cual, consideramos, será un gran éxito en este complicado año.

Todo ello, junto a la confianza de nuestro inversor principal, totalmente alineado con las decisiones que hemos ido tomando, nos permite tener una base financiera sólida para afrontar los próximos meses.

3. Contención progresiva de gastos

Desde el principio también tuvimos claro que lo principal era salvaguardar la salud financiera de la empresa, porque eso permitiría salvaguardar la salud financiera de nuestros empleados.

Establecimos una serie de contenciones en gastos o recortes temporales que se harían desde el inicio: cancelación de subidas salariales, congelar presupuestos, limitación de la bolsa de formación, negociación del coste de oficina o parada de nuevas contrataciones; y creamos otra lista de cosas que iríamos abordando a medida que se fuera necesitando, obviamente porque eran medidas que no nos agradaban tomar, como realizar despidos o reducir salarios. 

Durante este tiempo, la medida de mayor impacto que hemos propuesto a los empleados es que trataran de aprovechar desasignaciones de proyecto para consumir vacaciones, algo que para nada se realizó de manera impositiva y fue totalmente voluntaria. En solidaridad con la compañía y con los compañeros, casi todas las personas que quedaron desasignadas por un periodo considerable se tomaron unos días de vacaciones, en mayor o menor medida, a pesar de que las circunstancias externas no invitaban a tomar “vacaciones”. Esto nos permite aliviar problemas de cargabilidad de cara a final de año, cuando esperamos recuperar el ritmo habitual. 

A día de hoy podemos confirmar que no ha sido necesario aplicar despidos y ni siquiera activar ERTEs por motivos del Covid-19. La asignación de personas a proyectos se ha visto disminuida pero hemos podido sobrellevar la situación gracias a tocar otras palancas financieras.

4. Centrados en el negocio

Todo el equipo, desde desarrolladores de negocio, todos los técnicos, área financiera y estructura corporativa, han estado más centrados que nunca en aportar valor a nuestros clientes y generar nuevas oportunidades de negocio. El trabajo ha sido intenso pero el resultado está siendo positivo y miramos a septiembre con gran optimismo. 

Es cierto que la asignación a proyectos se ha visto reducida en determinados periodos porque algunos proyectos se han retrasado al dilatarse la toma de decisiones o por la incertidumbre en algunos clientes. Sin embargo, todo el equipo ha estado trabajando al máximo para, a pesar de no estar asignados a proyecto, aportar ayudando en propuestas de negocio, en proyectos internos (de gestión o tecnológicos), o dedicándose a formación core de la compañía y compartiendo conocimiento con los demás, mejorando así la capacitación de la empresa.

5. Un problema de todos

Uno de nuestros valores y gran pilar de la compañía es la transparencia, y esto ha estado más presente que nunca. En tiempos de crisis la comunicación interna en la compañía es esencial para evitar o reducir al máximo la incertidumbre. Semanalmente se ha informado tanto de medidas internas a raíz del impacto del Covid-19, como de situación económica y financiera, de proyectos y de clientes o nuevas oportunidades.

Cualquier empleado, en todo momento, tenía acceso y visibilidad de la realidad de negocio de la compañía, y podía hablar directamente con el CEO o cualquier responsable de otro área sobre aquello que le preocupara en relación al futuro de la organización.

Esto ha permitido un efecto curioso que detectamos gracias al mood semanal que recogemos de los empleados, y es que la semana en que se invitó a todo el mundo a trabajar desde casa y se anunció el estado de alarma a nivel nacional, se produjo un pico inusual en el mood de nuestra plantilla, debido a la incertidumbre que esta desconcertante situación generaba. Sin embargo, conforme avanzaron las semanas, y gracias en buena parte a esta transparencia en la información, el estado del equipo volvió a estados de ánimo normales e incluso mejores.

El futuro será aún más digital

Nuestra realidad ya era digital y 2020 no ha hecho más que confirmar la necesidad de la digitalización. Clientes de todos los sectores han visto alterada su realidad y avanzan de manera acelerada hacia la digitalización. Lejos de verlo como un año crítico, debemos verlo como la oportunidad de acelerar lo que ya venía ocurriendo.

No sabemos si esto dará el impulso definitivo al trabajo remoto o teletrabajo “amplio”, como tanto escuchamos y leemos últimamente, que es quizás el cambio más disruptivo al que nos enfrentamos en condiciones laborales, tanto a nivel de empresa privada como pública, pero lo que no se puede negar es que 2020 va a ser un punto de inflexión en la forma de entender el presencialismo laboral.

Se ha hecho más evidente que nunca la necesidad de disponibilizar la información para una accesibilidad 24×7 y deslocalizada, en lo que la nube pública tiene mucho que aportar para la mejora de la operabilidad de las compañías y la continuidad del negocio.

Y la necesidad de ser rentables pasará por optimizar todos los procedimientos posibles. En este sentido, la capacidad de desarrollar soluciones tecnológicas que permitan automatizar tareas, acelerar procesos, analizar la máxima información disponible o reducir el time-to-market, cobran más valor que nunca pensando en organizaciones preparadas para afrontar esta y cualquier crisis que venga.