10 hábitos para generar conocimiento compartido en una organización

Vivimos en un mundo en el que la información nos llega más rápido de lo que somos capaces de procesar, hasta el punto de resultar abrumadora. Ya no compramos un periódico una vez al día y vemos las noticias de la noche para tener la foto de las últimas novedades, ahora tenemos redes sociales en tiempo real que nos informan, o desinforman, tantas veces como consultemos el móvil al cabo del día. Este mismo modelo aplica, cada vez más, al ámbito profesional. Debemos diseñar maneras eficaces de comunicarnos y de almacenar el conocimiento, lo cual implica filtrar aquello que sea innecesario o incorrecto y sentar las bases de qué contenido es más relevante y prioritario. Esto toma un cariz aún más importante cuando trabajamos en equipo, acentuándose en situaciones con equipos distribuidos o equipos con alto nivel de rotación.

¿Cuándo fue la última vez que sentiste que una reunión había sido una pérdida de tiempo, que había sido repetitiva o que no debías estar allí? ¿Y la última vez que te contaron algo y tuviste que condicionar tu comportamiento? ¿Alguna vez te has incorporado a una nueva empresa y te has sentido perdido en un sinfín de términos nuevos y no había diccionario en el que solucionar tus dudas?

El conocimiento compartido, a diferencia del conocimiento personal adquirido, toma valor en cuanto a su capacidad de llegar a las personas correctas, de la manera correcta y sin desvirtuarse por el camino; es decir, se basa en su capacidad de transmisión o proceso de comunicación.

El proceso de comunicación siempre consta de los siguientes componentes principales: emisor, receptor, canal, código y mensaje. Todos estos elementos tienen que estar funcionando y equilibrados. Si uno de ellos falla, potencialmente fallará el proceso de comunicación al completo y es por esto que debemos cuidar cada uno de los elementos en nuestro día a día. Por ejemplo, de nada sirve cuidar el emisor, receptor y canal si nos enfrentamos a un problema de multi-idioma (código) en el que unos no entienden a otros. De nada sirve tener una infraestructura perfectamente interconectada si la persona encargada de transmitir el mensaje (emisor) lo desconoce, no se hace responsable o no lo hace adecuadamente. De nada sirve tener disponibilidad de todas las partes, si no se les dota de un canal que funcione y que sea estable y efectivo, sin interrupciones y con calidad.

Hemos recogido algunas prácticas, aunque hay muchas más, que pueden venir bien para ayudar a reforzar cada uno de los elementos del proceso de comunicación y a instaurar buenas prácticas en vuestros equipos. Con ellas, esperamos ser capaces de ayudaros a conseguir un buen conocimiento compartido a partir de una buena comunicación.

Creación y uso de una base de conocimiento

Nuestra memoria no es infinita y se ve afectada por factores como el estrés, la multitarea, etc. En mayor o menor medida, todos usamos un soporte para acumular nuestras dudas, temas pendientes o notas. Cuando trabajamos en un equipo, deberemos de buscar un canal común en el que volcar todos las ideas o mensajes comunes. Necesitaremos una base de conocimiento que organizaremos en función de las necesidades y opiniones del equipo.

Esta base de conocimiento puede contener, a su vez, un sinfín de herramientas útiles: un glosario, una lista de “How to”, una colección de lecturas, acuerdos compartidos, “welcome packs” para nuevas incorporaciones, etc.

Reuniones efectivas: convocatoria de reunión

Tener claro el objetivo de una reunión desde su descripción en la convocatoria y los participantes adecuados (marcando como opcionales aquellos que realmente lo sean, aunque esta lista tiene que tender a mínimos) ayuda a transmitir el mensaje de manera adaptada a la audiencia.

Igualmente, el formato de la sesión debe de estar claro desde su convocatoria. Separar, por ejemplo, una sesión de seguimiento de temas pendientes, mucho más dinámica, de una sesión monográfica en la cual se profundiza en un tema en particular, ayuda a evitar desvirtuar la reunión original. En este mismo ejemplo vemos cómo los participantes serán distintos, ya que aprovecharemos los monográficos para invitar a expertos en los temas a analizar, los cuales no son necesarios probablemente en las reuniones de seguimiento.

Además, en los casos en los que hiciera falta por su complejidad, se puede añadir una agenda, para que los invitados puedan gestionar las expectativas de la misma y no acudir a la sesión con falsas expectativas que pudieran romper la dinámica de la reunión en un momento dado.

Es muy importante cuidar el time-boxing de las sesiones y que todo el mundo lo conozca de antemano, además de recordarlo de manera prudente durante la sesión.

Gestión de listas o backlogs

Al igual que las listas de tareas pendientes de uno mismo, los equipos o comunidades deben manejar listas del grupo transparentes y vivas, que sean generadas y alimentadas por el mismo equipo. Es muy común la necesidad de una lista o backlog de tareas a realizar, de asuntos a aclarar o de acciones pendientes que todos entiendan. Una acción deberá tener siempre asociada la persona o personas que deberán activarla, un estado y, generalmente, una prioridad para poder gestionar el orden de ejecución de las mismas. Aquellos equipos que trabajen con frameworks ágiles estarán ya familiarizados con estos artefactos.

Tech talks y/o Lunch & Learn

Se tratan de charlas breves que permiten hacer zoom en temas técnicos (o no) aprendidos por cualquier miembro del equipo o de la organización y que cualquiera puede proponer proactivamente. Pueden tratarse de temas que apliquen tanto directamente sobre las tecnologías o procesos usados en proyectos activos, como a temas externos que pueden ser de utilidad o que despierten interés entre los demás. Además, para reforzar su carácter informal, se puede optar por el formato Lunch & Learn incorporando unas pizzas o snacks para hacer la charla más llevadera.

Más allá del email

Aunque la comunicación cara a cara siempre será la primera opción, no siempre es viable y hay que estudiar otras alternativas en las que poder apoyarnos.

Con frecuencia se elige una herramienta de manera aleatoria o impuesta, sin embargo, es importante hacer un análisis de qué herramienta cubre en mayor medida las necesidades del equipo (o empresa cuando aplique): chat, compartición de ficheros, videoconferencia, integración con IC, integración con otros sistemas, etc. Si elegimos una herramienta adecuada (Slack, Flock, HangOuts, etc) podremos evitar la creación de eternos hilos de correo que nunca llevan a nada o se “traspapelan”, y dejar el correo para otro tipo de informaciones o comunicaciones.

Shadowing para empezar

Especialmente en las nuevas incorporaciones, o cuando hay un cambio fuerte de contexto en el rol, las personas necesitan recibir y asimilar poco a poco las cuestiones relativas a su nuevo contexto. Por ello, una práctica sencilla (y muchas veces omitida) consiste en el shadowing, acompañar a una persona que lleve tiempo en ese nuevo contexto y que te vaya guiando y acompañando en tu aprendizaje, desde el punto de vista práctico, guiando a partir del ejemplo. Además, esta nueva incorporación podrá detectar nuevos gaps y proponer acciones para futuras incorporaciones.

Creación de Comunidades de prácticas (CoPs)

La creación de CoPs, en las que puedan participar tanto implicados directos como personas interesadas en las temáticas, es muy importante en las actuales organizaciones para favorecer ese conocimiento compartido en torno a un/unos temas en particular. No siempre la organización de los equipos puede dar respuesta a necesidades de compartición de experiencias y conocimientos sobre temas cross. Además, favorecen la aplicación y definición de buenas prácticas y la autoorganización. Sin embargo, para que sean de verdadera utilidad, los miembros deberán de definirlas de manera eficaz, incluyendo ceremonias, herramientas de comunicación, compromisos, etc.

Mind-maps entre todos

La creación en equipo de mind-maps específicos sobre temas que afectan a todos puede ser una manera muy eficaz de hacer zoom sobre un tema, de mantenerlo siempre visible y de, además, evolucionarlo cuando haga falta. Un mind-map es un diagrama en el que se reflejan conceptos o palabras relacionados entre sí y que se disponen a partir de un concepto base central.

Una pieza interesante para vuestra base de conocimiento podría ser uno o varios Knowledge Maps de equipo o “inventario de conocimiento”, que os ayudarán a encontrar la información cuando la necesitéis. En este caso identificamos un tema central y lo desglosamos en nodos que representan lugares, equipos o personas que puedan tener información o están relacionadas con el tema, después lo sigues desglosando si hiciese falta (subequipos, personas concretas, fuentes de información concretas, etc), siempre indicando con palabras claves las relaciones entre los nodos. Al final, cuando un miembro del equipo vaya a realizar una búsqueda, acabará navegando entre los nodos y sus relaciones en función de aquello que vaya buscando.

Prácticas técnicas

Si formas parte de un equipo técnico, tan importantes son las comunicaciones sobre temas generales como sobre temas más relacionados con el producto que estás implementando. Para ello hay multitud de prácticas que puedes usar para promover este conocimiento y evitar que sólo la persona que ha programado, por ejemplo, un código, conozca sus pormenores. Aunque existen más, destacamos las siguientes:

• Testing automatizado: un código incluirá los tests asociados a su propia lógica, siendo estos la verdadera documentación, nunca obsoleta, del mismo. Estos tests guardarán una coherencia entre sí y una nomenclatura común para un mayor entendimiento. Además, si empleamos BDD (Behaviour Driven Development) acercaremos mucho más el código al lenguaje natural del usuario, fomentando que el conocimiento fluya.
• Pair/Mob programming: trabajar en grupo o parejas hace que se distribuya de manera espontánea el conocimiento del código programado además de su co-creación.
• Code Review: la revisión del código realizado por otras personas apoya la compartición de conocimiento, además de filtrar errores. Cuatro ojos siempre ven más que dos.

Tomando la temperatura a tu equipo

Reinventarnos en función de las ideas que han funcionado y las que no debe ser nuestro día a día y por eso tenemos que medirnos y analizar nuestro nivel de madurez, también, en conocimiento compartido. Para ello podemos llevar a cabo sesiones monográficas, dedicar tiempo en nuestras retrospectivas o realizar encuestas, entre otros, y estudiar el avance en el tema promoviendo nuevas ideas. No sirve de nada instauran prácticas, por ejemplo, con el arranque de un nuevo equipo y nunca más revisitarlas.

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Estas han sido algunas de las ideas que hemos encontrado útiles en nuestro camino, pero hay muchas más que podemos probar en nuestro día a día y aceptar o rechazar. A vosotros, ¿cuáles os han funcionado? ¿Cuáles habéis probado y rechazado?

Imagen: unsplash | joshua ness