Dando importancia al proceso de onboarding: cómo damos la bienvenida en Keepler

Profesionalmente, todos hemos pasado por un proceso de onboarding (incorporación a una compañía) más o menos desarrollado. El simple hecho de llegar a tu nueva empresa y pasar los primeros minutos firmando un contrato, ya es onboarding, como también lo es cuando tienen tu llegada preparada con reuniones de presentación, visitas a las oficinas, almuerzo con compañeros o responsables… La casuística de procesos es tan dispar como empresas existen y, en una mayoría de ocasiones, se trata como un mero trámite al que no se da más importancia que la gestión administrativa en sí.

Un modelo tradicional de onboarding, y ampliamente extendido, se podría resumir en:

1. La nueva incorporación se sienta con alguien de Recursos Humanos para que le enseñe el contrato.
2. La persona de Recursos Humanos le explica el contrato y otros aspectos a tener en cuenta acerca de la ubicación de su puesto de trabajo, proyecto… Mucha información, a veces excesiva, de la que apenas se retienen unas ideas y abruman las primeras horas del empleado.
3. El nuevo empleado firma y, a partir de ese momento, se incorpora al trabajo, con suerte, contando con alguien de su equipo, o próximo a él, que le da unas primeras pautas de cómo abordar su primer día.

Esta forma de proceder implica que la persona que se incorporaba es receptora de un mensaje y que mantiene una actitud pasiva en uno de los momentos más importantes de la vida profesional, como es la incorporación a un nuevo puesto de trabajo. Al igual que en muchos otros aspectos de la vida, las primeras impresiones importan, y si no se les da el valor suficiente todo queda en manos de la ilusión intrínseca que traiga la propia persona antes este momento. Sin embargo, la empresa tiene mucho que decir, y este ‘momento zero’ es clave para la inmersión del empleado, es la ocasión perfecta para demostrar aspectos de la compañía como: valores, gestión de personas, desarrollo organizativo, procedimientos de obligado conocimiento, ambiente laboral…

Por ejemplo, si este primer momento se percibe como algo monótono, pasivo o aburrido, el receptor puede llevarse una impresión que le puede marcar en esta nueva andadura. Si, por el contrario, este momento es algo memorable, importante, dinámico y divertido, puede ser un impulso inicial muy positivo y una manera de romper el hielo en su nuevo entorno.

Del empleado pasivo al empleado activo

Cuando abordamos el onboarding en Keepler nos dimos cuenta que no queríamos ser eso, no queríamos caer en que las prisas nos llevaran a que la incorporación fuera un mero trámite de gestión. Además, la idea de que nuestro manifiesto guíe nuestras acciones, nos decía que no estaríamos siendo muy fieles a esto con un modelo de onboarding tradicional, ya que no da pie al liderazgo por parte de la persona que se incorpora y no se genera la transparencia que nos hubiera gustado.

A la vez, contábamos con menos tiempo del deseado para dedicar a este momento, teniendo que acortar los plazos que idealmente nos gustarían para que se diera una completa inmersión tecnológica y cultural.

Como alternativa, convertimos el onboarding en un juego: la Gymkana Onboarding. Esto nos permitía que el candidato tuviera una actitud activa y, además, que empezara a conocer aspectos esenciales de la compañía como: dónde buscar cierta información, personas clave para su relación con la gestión, desarrollo profesional… Es demostrado que las cosas cuando las ejecuta uno mismo se retienen mejor, así que este modelo permitía aprender por ejecución.

Con esta gymkana llamamos a un conjunto de pasos que un nuevo empleado de Keepler tiene que dar para considerarse #citizenK. Son pasos muy sencillos y tienen la intención de que la persona que se incorpora tenga la oportunidad de llevar la iniciativa y el liderazgo desde su llegada, invitándole a acciones como:

• Conocer el espacio de trabajo en cuanto a salas, recursos, ubicaciones…
• Conocer la cultura de Keepler y los valores del manifiesto.
• Conocer las herramientas de trabajo que usamos en la organización.
• Conocer ciertas políticas o procedimientos.
• Conocer a otros #citizenK e interactuar.
• Realizar acciones obligatorias del primer día, como cifrar el ordenador.

No queremos desvelar todo ¡o eliminaremos el factor sorpresa en nuestros futuros compañeros! La línea es convertir en juego aquella información útil para el empleado de forma que se él o ella quien lo realice y, de esa forma, quien lleve el liderazgo de su primer día.

Por ahora estamos muy satisfechos con los resultados. La gente que lo ha realizado ha disfrutado haciéndolo y, además, han conseguido tener una primera toma de contacto con la organización de una manera que habría sido muy difícil de conseguir si se hubiera sentado en una sala a escuchar a alguien hablar durante varias horas.

En dos partes: dosificando información

Hemos hablado antes de la importancia, en nuestro caso, de la inmersión tanto cultural como tecnológica. En este sentido la gymkana nos proporcionaba una inmersión más cultural, dando una visión general al empleado del tipo de empresa, una visión más soft y del día a día.

Para evitar la sobredosis informativa típica del primer día, el onboarding queda dividido en dos partes. La segunda se produce unos días o semanas después y se centra más en la inmersión tecnológica y organizativa, en la que se busca dar una visión general sobre la organización de la compañía a nivel de roles y funciones.

Agrupados en grupos pequeños, de tres o cuatro recientes incorporaciones, realizamos sesiones en la que representantes cada uno de nuestros roles explica aspectos como:

• El funcionamiento del círculo o rol.
• Tecnologías que trabaja.
• Proyectos relevantes.
• Innovaciones o investigación del área.
• Retos a los que se está enfrentando.

Con aspectos como estos ayudamos a entender la compañía como un todo y no el silo del rol al que el nuevo empleado pertenece, permitiéndole tener unas nociones básicas de los demás roles y entender mejor el funcionamiento del suyo propio.

Además, se complementa con formaciones obligatorias que todo empleado debe recibir en la compañía, como seguridad y GDPR o el funcionamiento de la compañía en círculos de gestión siguiendo pautas de Holacracy / Sociocracy.

Seguiremos revisando y pidiendo feedback a la gente que hace nuestro onboarding como forma de mejorar la iniciativa siguiendo otro de nuestros valores: la mejora contínua.

Imagen: unsplash | alex kotliarskyi