4 hábitos para fomentar la transparencia en tu organización

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A menudo se habla sobre las bondades de que exista transparencia en las organizaciones. Se da por hecho que tener una organización en la que haya acciones enfocadas a la transparencia genera empleados más motivados, alineados con la organización y que sienten más la camiseta.

La transparencia puede ser a nivel de proyecto, departamento, grupos de trabajo, empresa… Aunque si se quiere ser contundente con el mensaje lo ideal es que sea un valor de la organización. Si la organización no cree que la transparencia sea una de sus prioridades habrá mensajes que no llegarán a todo el mundo. En ese caso quedaría probar si en el equipo o grupo de trabajo en el que participa es uno de los valores e intentar implementar acciones que lo fomentan aunque sea en un ámbito más “local”.

Aquí os voy a hablar de medidas de transparencia que he podido experimentar alguna vez en mi vida profesional y que me han funcionado.

Cuenta por qué se ha tomado una decisión

Llevas trabajando con tu equipo durante un tiempo, hay cierta estabilidad y las cosas van bien: el cliente está contento, el equipo motivado y el día a día sigue siendo un reto para todos.

De repente llega el mensaje desde “arriba” de que una persona va a dejar el equipo para incorporarse a otro. Esta noticia es mala, el equipo estaba engrasado y ahora hay que volver a empezar de cero hasta que el equipo vuelva a tener tracción (pasamos del “performing” al “forming” según el modelo de Tuckman). La decisión está tomada y no se puede cambiar pero si hay algo que puede ayudar el equipo a asimilar el cambio mejor: saber por qué se ha tomado la decisión.

Es una forma de conseguir empatía dentro de la organización y de reducir la frustración. A pesar de que no estés de acuerdo de la decisión, sabes que hay una razón detrás y sólo hay una versión de lo que ha ocurrido.

No contarlo puede ocasionar varias cosas y puede que la más dañina sea que las personas del equipo empiecen a pensar hipótesis de por qué se ha tomado la decisión. Es decir, intentan rellenar el hueco de la “explicación” de la mejor manera que pueden para no tener la sensación de que la decisión se ha tomado “fruto del azar”.

Actualiza el estado de una decisión que no se ha tomado

Este ejemplo es muy parecido al anterior solo que en este caso la decisión no está tomada pero ya se sabe que algo va a ocurrir. Hay una decisión que se tiene que tomar y que afecta a mucha gente.

Me ocurrió en cierta ocasión en una empresa en la que trabajaba en la que había problemas económicos y había que tomar una decisión. Todo el mundo sabía que algo iba a pasar porque se tenía que tomar una decisión pero durante meses no se comunicó nada. Lo que ocurrió es que los afectados por esa decisión empezamos a imaginarnos lo que podría ocurrir o lo que podría estar sucediendo y la frustración corrió como la pólvora. Finalmente se tomó una decisión que no gustó (ERE de la empresa) pero hubo una sensación de alivio de que al fin sabíamos a qué atenernos.

En cualquier caso todo hubiera sido más llevadero si hubiera habido más y mejor comunicación entre la gente que toma la decisión y los afectados por el cambio.

Fomenta la transparencia a todos los niveles

Si una organización es jerárquica pero se cree que la transparencia es importante, eso debería afectar a todos los niveles. Podría suponer que cualquier responsable, jefe, “Chief” tenga que dar visibilidad a su trabajo y a las acciones que está realizando. Esto supone dos cambios de chip:

  • El jefe empieza a tener que “dar explicaciones” de sus acciones y exponerlas a una audiencia con lo que eso supone: mejorar el mensaje, gestionar expectativas, resolver dudas…
  • De repente hay personas que disponen de una información que antes no tenían y pueden reflexionar sobre aspectos con un punto de vista diferente.

En Keepler tenemos ejemplo parecido a este (quitando el hecho de que no nos consideramos una organización jerárquica). Una vez cada 15 días tenemos una Bi-weekly Meeting en la que nuestro CEO nos informa sobre el estado de la organización a través de una videollamada. En esta sesión se habla de nuevas oportunidades, logros, posibles riesgos, da la enhorabuena a gente que ha aprobado una certificación… Cosas significativas ocurridas en las dos semanas pasadas.

Refuerza el mensaje de las decisiones importantes

A veces ocurre que una comunicación no basta para hacer partícipe a todo el mundo de un cambio y hay que reforzar el mensaje (sobre todo cuando el cambio afecta a mucha gente).

Ya en su libro The Advantage, Patrick Lencioni nos recomienda que cualquier decisión o cambio clave debe ser al menos comunicado siete veces. Si el mensaje no está claro en la gente que va a percibir cambio puede dar pie a interpretar las cosas tal y como comentaba en el primer ejemplo.

En este caso la responsabilidad es compartida: por una parte el emisor debería intentar ser lo más cuidadoso posible a la hora de transmitir el mensaje; y, por otra, los receptores tendrían que poner todos sus sentidos en el mensaje que están recibiendo (quién no ha estado en una reunión en la que se toman decisiones importantes mirando el PC o el móvil).

Hay formas de reforzar el mensaje:

  • Actas de reunión: parece una obviedad, pero mandar un acta con lo que se ha contado en una sesión puede funcionar por dos motivos: alinea el mensaje de los que fueron y ayuda a tener contexto a los que no. En Keepler hemos puesto en marcha la acción de que el acta de la reunión semanal del círculo de Management (círculo general que donde están representados todos los demás) se deja disponible para todos los empleados, lo que ayuda a la transparencia y a que la información llegue igual para todos, limitando la confusión o interpretación de intermediarios.
  • Diversidad de canales: puede parecer redundante pero ayuda a que el mensaje llegue a todo el mundo. A veces un mismo mensaje por varios medios (face to face, correo, mensajería instantánea, etc.) ayuda a reforzar el mensaje.
  • Correo “multitudinario”: hay empresas que incluso tienen como hábito poner en copia a toda la organización de cualquier mensaje que se envíe dentro de la misma a pesar de que el destinatario sea un grupo o persona. Aquí habría que balancear entre la infoxicación y la transparencia.

Eston son algunos ejemplos, pero hay muchos más y dependiendo del contexto funcionarán mejor o peor. ¿Y tú? ¿Tienes algún ejemplo de hábito de transparencia que haya hecho mejorar a tu organización?

Imagen: pexels | fox

 

Agile Coach en Keepler. "Soy una persona proactiva y amante del trabajo en equipo y de la motivación de personas. Considero que la comunicación es la clave de la consecución de un proyecto satisfactorio."

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